Welche Dokumentenanforderungen kann ein GOK-Lieferant mit der Bestellung erhalten?
Wenn GOK Bestellungen an seine Lieferanten auslöst, kann es sein, dass wir mehr Dokumente anfordern als zum Beispiel nur eine Auftragsbestätigung. Hintergrund ist zumeist eine Verordnung oder Richtlinie der Europäischen Union.
Bestandteil einer solchen Anforderung von zusätzlichen Dokumenten kann beispielsweise eine Langzeit-Lieferantenerklärung oder eine Schadstofferklärung sein. Beide Erklärungen fragen wir normalerweise in einem definierten zeitlichen Turnus ab.
Auszug aus dem Formblatt von GOK für eine Langzeit-Lieferantenerklärung.
Lang zurückliegender Bezug
Fordern wir außerhalb des üblichen Turnus eine dieser Erklärungen an, liegt das daran, dass wir einen Artikel bestellen, der bei der üblichen Abfrage nicht berücksichtigt wurde. Das kann der Fall sein, wenn der letzte Bezug des Artikels bereits mehr als 18 Monate zurückliegt. Aufgrund unserer Auskunftspflicht benötigen wir immer aktuelle Daten, was nicht gewährleistet ist, wenn der Artikel zuletzt vor mehr als anderthalb Jahren bestellt und geliefert wurde.
Wir bitten alle Lieferanten, uns die angeforderten Erklärungen, Dokumente oder Dateien schnellstmöglich – wenn gefordert, unterschrieben – zurückzusenden. Zur Information vorab haben wir ein Muster der Langzeit-Lieferantenerklärung und der Schadstofferklärung vorbereitet.